Digitaler Wandel im Mittelstand – mit vier Schritten zum Erfolg

Viele mittelständische Unternehmen blicken auf eine erfolgreiche jahrzehntelange Geschäftsgeschichte zurück. Doch die Skills und Kompetenzen, die sie dahingeführt haben, stoßen in einer sich zunehmend digitalisierenden Welt an ihre Grenzen. Unternehmen müssen lernen, mit den neuen Herausforderungen umzugehen. Aber das muss keine Bürde sein, denn man kann es auch als Privileg deuten: Ein Kulturwandel lässt sich aktiv gestalten.

Schauen wir uns die derzeit drängendsten Probleme für den Mittelstand der Reihe nach an:

1. Anstieg der Energiekosten und Nachhaltigkeit

Energiekosten zu sparen muss nicht heißen, den Strom abzudrehen. Es gibt auch digitale Lösungen. Ein Beispiel sind cloudbasierte Plattformen. Auch wenn diese selbst Energie verbrauchen, können mit ihnen Reisekosten, Produktionskosten und Emissionen eingespart werden. Studien haben gezeigt, dass sich viele Gigatonnen CO2 durch cloudbasierte Infrastrukturen einsparen lassen. Aber auch die Zusammenarbeit und Produktivität der Mitarbeitenden wird durch cloudbasierte Plattformen verbessert. Ein Anwendungsbeispiel ist das Heidekreis Klinikum. Es ist auf zwei Standorte aufgeteilt. Durch die Distanz zwischen den Häusern entstanden nicht nur hohe Kosten, sondern auch Produktivitätsverluste und nicht zuletzt eine nervliche Belastung der Mitarbeitenden durch die Hin- und Herfahrerei. Mithilfe von Clouddiensten und der Kollaborationsplattform Microsoft Teams hat das Klinikum eine Lösung gefunden, die nicht nur mehr Flexibilität und Produktivität mit sich gebracht hat, sondern mit der auch die großen Serverräume abgeschafft und Stromkosten gesenkt werden konnten. „Teams erleichtert unseren Arbeitsalltag“, sagt Nina Bernard, Leiterin der Unternehmenskommunikation des Klinikums. „Wir müssen nicht mehr so viel fahren – unsere Meetings finden nun oft per Videokonferenz statt. Das Arbeiten läuft dadurch effizienter ab. In der Unternehmenskommunikation verschicke ich Texte häufig über Teams und nicht mehr per E-Mail. Ein volles Postfach war gestern.“

2. Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeitende sind die wertvollste Ressource eines mittelständischen Unternehmens. New Work und hybrides Arbeiten steigern zwar die Produktivität, aber zum Teil geht dies auch mit einer Mehrbelastung für die Mitarbeitenden einher. Wie lässt sich das Wohlbefinden von Mitarbeitenden steigern und ihre Überlastung verhindern? Mit der Employee Experience Platform (EXP) Viva von Microsoft werden Kommunikation, Wissen, Lernen und Insights vereint. Microsoft Viva Insights bietet datenbasierte Erkenntnisse über die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und gibt den Mitarbeitenden und Führungskräften zugleich Empfehlungen für eine ausgewogenere Arbeitsweise.

3. Fachkräftemangel

Im „War for Talents“ herauszustechen, ist wohl eine der zentralsten Herausforderungen des Mittelstandes. Unternehmen haben vielfältige Möglichkeiten, um für sich als Arbeitgeber zu werben, aber auch um ihre Mitarbeitenden weiter zu fördern. Ein wichtiger Punkt sind Lernangebote. Denn der technologische Wandel hat so viel Dynamik in die Arbeitswelt gebracht, dass die Ausgestaltung einer betrieblichen Lernkultur, die Alltagsgeschäft und Fortschritt zusammendenkt, unabdingbar geworden ist. Laut einer Umfrage der KfW Bankengruppe sehen rund 38 Prozent der Firmen fehlende Kenntnisse des Personals als Digitalisierungshürde. Und nach einer IBM-Studie verlassen Mitarbeitende, die im Unternehmen keine Chance auf Weiterentwicklung sehen, dieses 12-mal schneller. Weiterbildung bringt also nicht nur Unternehmen voran, sie reduziert auch ganz klar den sogenannten „Braindrain“. Indem mehr Mitarbeitende in verschiedenen Fähigkeiten fortgebildet werden, kann nicht nur eine Abwanderung verhindert werden. Auch potenziell neue Führungskräfte lassen sich so identifizieren.

4. Cloud-Migration

Wie sicher sind Daten? Wie sicher kann ein System auf eine cloudbasierte Lösung umgestellt werden? Die Entscheidung für oder gegen eine Cloud-Migration fällt vielen Mittelständlern nicht einfach. Wer eine Migration prüft, ist daher gut beraten, sich genau zu informieren, wie Kosteneinsparungen und Strategie gut funktionieren können. Im Schnitt sind Kosteneinsparungen von oft bis zu 40 Prozent durch eine Cloud-Migration möglich. Auch der Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) war auf der Suche nach einer effizienten Cloud-Lösung, als der Outsourcing-Vertrag mit einem Unternehmen auslief. Thomas Veit, Abteilungsleiter Finanzen, Mitglieder und zentrale Dienste beim BDI, erklärt, dass eine Cloud-Lösung daher zwar naheliegend war, es aber Bedenken gab: „Wir wollten möglichst viele unserer On-Premises-Services – beispielsweise Exchange oder SharePoint – auf Basis von Cloud-Diensten abbilden. Zudem wünschten sich die Verantwortlichen eine Plattform mit dem Potenzial für eine bessere Kooperation zwischen Mitgliedern und anderen Stakeholdern. Sie sollte mit hoher Geschwindigkeit solche Services bereitstellen können und darüber hinaus Datenschutz gemäß der DSGVO-Richtlinien gewähren.“ Gemeinsam mit Microsoft entwarf der BDI daher einen detaillierten Proof of Concept, die vorhandene IT-Landschaft wurde überprüft und ein Konzept für das Zielsystem Microsoft Cloud entworfen. „Für mich war es sehr wichtig, dass meine Ansprechpartner bei Microsoft alle Bedenken und Fragen ernst genommen haben“, sagt Thomas Veit. „Denn ehrlich gesagt, hatte ich anfangs schon so meine Zweifel, von einer On-Premises- zu einer reinen Cloud-Lösung zu wechseln.“ Aber die Zusammenarbeit verlief äußerst zufriedenstellend, wie er heute sagt: Eine ausfallsichere IT-Infrastuktur wurde geschaffen, der BDI kann darüber hinaus dynamisch an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Cloud mitarbeiten.

Ganz klar: Der Mittelstand ist so erfolgreich, weil er jahrzehntelang Dinge richtig gemacht hat. Aber die Welt hat sich verändert. Der Aufbau von digitalen Kompetenzen hilft, sich den Herausforderungen dieser veränderten Welt zu stellen. Die Einsparungen und Produktivitätsgewinne durch Digitalisierung sind keine Schimäre. Mit einer guten Evaluation lassen sich individuelle Lösungen entwerfen.